Szkoła Podstawowa nr 3 im. Mikołaja Kopernika w Lipnie Biuletyn Informacji Publicznej

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ
Lipno dn. 03.01.2011r.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

1. Na podstawie ustawy o systemie oświaty z 7 września 1991 r.  oraz ustawy o samorządzie terytorialnym z 8 marca 1990 roku (Dz. U. z 1996 nr 13, poz. 74)  oraz art. 69  ust.1  pkt 3  Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009, Nr 157, poz.1240) i Komunikatu Nr 23 Ministra  Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF.09.15.84) zostaje wprowadzony niniejszy Regulamin

§ 2

1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów
   w następujących obszarach:
   1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
   2. skuteczności i efektywności działania,
   3. wiarygodności sprawozdań,
   4. ochrony zasobów,
   5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
   6. efektywności i skuteczności przepływu informacji,
   7. zarządzania ryzykiem.
2. Obszary Kontroli Zarządczej:
   1. środowisko wewnętrzne;
   2. cele i zarządzanie ryzykiem;
   3. mechanizmy kontroli;
   4. informacja i komunikacja;
   5. monitorowanie i ocena
3. Funkcjonowanie kontroli zarządczej:
   1. gdy mowa o „Ustawie o  systemie oświaty” rozumieć należy przez to USTAWĘ z dnia 7 września 1991   r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2010 r nr 54/320  z póź. zm.)
   2. Gdy mowa o „Karcie nauczyciela” rozumieć należy przez to USTAWĘ z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta     Nauczyciela (Dz.U. z 2009 roku nr 219/1706  z póź. zm.

STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ

§ 3

I Przestrzeganie wartości etycznych

1.  
   1. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań.
   2. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.
   3. Zasady etyczne i wymagania formalno prawne dla nauczycieli określa Karta nauczyciela i Ustawa o systemie oświaty
   4. Zasady etyczne i wymagania formalno prawne dla innych pracowników szkoły określa Kodeks Pracy.

§ 4

II Kompetencje zawodowe

1.  
   1. Szczegółowe wymagania dotyczące nauczycielskich kwalifikacji zawiera Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 12 marca 2009r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 400 z późn. zm.)
   2. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych
      w szkole pracowników samorządowych określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.).
   3. W przypadku pracowników na stanowiskach wymagających dodatkowych uprawnień wynikających z ustaw, przepisów resortowych i innych (jak np. dyrektora, głównego księgowego), wymagania te są weryfikowane na etapie rekrutacji przez jednostkę nadrzędną.
   4. Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata.
   5. Rekrutację nowych nauczycieli lub pracowników szkoły przeprowadza komisja rekrutacyjna, w skład której wchodzą
      w zależności od stanowiska :
      1. Dyrektor
      2. Wicedyrektor
      3. Sekretarz szkoły

1. Pełna dokumentacja personalna dotycząca postępowania przechowywana jest u sekretarza szkoły.
2. Pracownicy uczestniczą w systematycznych szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych poszerzających wiedzę, umiejętności organizowanych i nadzorowanych przez dyrektora szkoły.
3. Nauczyciele podlegają także okresowej ocenie, zgodnie z Kartą nauczyciela i  Ustawą o  systemie oświaty
4. Ocenie podlega praca pracownika samorządowego zatrudnionego w szkole zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy

§ 5

III Struktura organizacyjna

1. Zasady organizacyjne i wewnętrzną strukturę szkoły reguluje Ustawa o  systemie oświaty.
2. Strukturę organizacyjną szkoły określa Statut Szkoły zatwierdzony prze Radę Pedagogiczną
3. Dla każdego pracownika określony jest w formie pisemnej aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności przechowywany w aktach osobowych.

§ 6

IV Delegowanie uprawnień

1. Zasady obiegu dokumentów finansowych oraz zakresy kompetencyjne do ich tworzenia, sprawdzania, akceptacji i realizacji zostały określone dla poszczególnych rodzajów dokumentów w zależności od ich rodzaju i ważności w „Instrukcji kontroli finansowej” wprowadzonej Zarządzenie Dyrektora Szkoły nr (…) z dnia (…)
2. Uprawnienia delegowane poszczególnym osobom zarządzającym, mają pisemny charakter i są potwierdzane podpisem przez osobę przyjmującą. Dokumenty z delegacjami uprawnień załączane są do akt osobowych pracownika .

CELE I ZARZADZANIE RYZYKIEM

§ 7

I Misja szkoły

1. Misję Szkoły określa wstęp do Ustawy o systemie oświaty –  Oświata w Rzeczypospolitej Polskiej stanowi wspólne dobro całego społeczeństwa; kieruje się zasadami zawartymi w Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, a także wskazaniami zawartymi w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, Międzynarodowym Pakcie Praw Obywatelskich i Politycznych oraz Konwencji o Prawach Dziecka. Nauczanie i wychowanie - respektując chrześcijański system wartości - za podstawę przyjmuje uniwersalne zasady etyki. Kształcenie i wychowanie służy rozwijaniu u młodzieży poczucia odpowiedzialności, miłości ojczyzny oraz poszanowania dla polskiego dziedzictwa kulturowego, przy jednoczesnym otwarciu się na wartości kultur Europy i świata. Szkoła winna zapewnić każdemu uczniowi warunki niezbędne do jego rozwoju, przygotować go do wypełniania obowiązków rodzinnych i obywatelskich w oparciu o zasady solidarności, demokracji, tolerancji, sprawiedliwości i wolności”.
2. Cele i zadania Szkoły  określa  Ustawa o  systemie oświaty
3. Cele i zadania Szkoły precyzuje Statut Szkoły zgodnie z przepisami ustawy

§ 8

II Identyfikacja ryzyka

1. Raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów ustalonych wyżej.
2. Oceny ryzyk dokonuje zespół w składzie:
   1. dyrektor SP
   2. wicedyrektorzy szkoły
   3. Księgowy w odniesieniu do działalności finansowo – kadrowej
   4. Sekretarz szkoły  w odniesieniu do działalności finansowo - kadrowej
3. Identyfikacja ryzyk dotyczy głównie badania osiągnięcia celów edukacyjnych i jest regulowana  wg zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. Nr 168, poz. 1324) wydanym na podstawie art. 35 ust. 6 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.)
4. Kontrolę finansowa reguluje Zarządzenie Dyrektora Szkoły w sprawie sprawowania kontroli finansowej, zawierające listę „zadań wrażliwych” podlegających szczególnej kontroli
5. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen i kontroli.
6. Ponowna identyfikacja ryzyk jest przeprowadzana również w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje szkoła.
7. Ryzyka związane z finansami nadzoruje i prowadzi jednostka nadrzędna

§ 9

III Analiza i reakcja na ryzyko

1. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka
2. Dyrektor szkoły i pozostali członkowie zespołu określonego w § 8 pkt. II.2 niniejszego regulaminu na postawie wyników analizy ryzyka i przewidywanych skutków wystąpienia danego ryzyka określają rodzaj możliwych reakcji na ryzyko (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie).
3. Członkowie zespołu określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu
4. Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu ponosi dyrektor szkoły oraz  księgowy i sekretarz szkoły w zakresie działalności finansowo – kadrowej.

§ 10

IV Mechanizmy kontroli

1. Kontrolę finansową sprawuje dyrektor lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych,
2. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje:
   1. zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
   2. badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych,
   3. prowadzenie gospodarki finansowej.
3. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są:
   1. dyrektor szkoły, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej,
   2. pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby.
4. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora szkoły już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie  dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania.
5. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów są korzystne dla szkoły i mają pokrycie w planie finansowym szkoły.
6. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący:
   1. zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi szkoły z wnioskiem o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień;
   2. odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami; zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości.
7. Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów oraz gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi, instrukcją kancelaryjną, regulaminem kontroli.
8. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów określa Instrukcja obiegu dokumentów, obowiązująca w placówce od dnia ……………. roku z późn. zmianami, oraz Instrukcja kancelaryjna z dnia ………….
9. Dokumentacja Systemu Kontroli Zarządczej (tj. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne) wprowadzane są Zarządzeniami Dyrektora Szkoły. Pracownicy zapoznają się z powyższą dokumentacją potwierdzając ten fakt podpisem.
10. Źródłowe dokumenty rejestrowane i przechowywane są w Sekretariacie Szkoły

§ 11

V Nadzór

1. Nadzór pedagogiczny sprawowany  według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. Nr 168, poz. 1324) wydanym na podstawie art. 35 ust. 6 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.)
2. Nadzór pedagogiczny i  finansowy nad Szkołą sprawuje jednostka nadrzędna, odpowiednio Kuratorium Oświaty i Gmina Miasta Lipna.
3. Bezpośredni nadzór pedagogiczny i dydaktyczny w Szkole sprawuje Dyrektor Szkoły i powołany wicedyrektor.

§ 12

VI Ciągłość działalności

Ciągłość działalności gwarantuje:

1. Odpowiedni dobór kadr do zajmowanych stanowisk i osób zastępujących.
2. Ochrona zasobów, w tym stosowanie Instrukcji w sprawie określenia instrukcji zarządzania systemem informatycznym oraz zasad ochrony i warunków przetwarzania danych
3. Stosowanie procedur i instrukcji dotyczących rachunkowości i finansów
4. Bezpośredni nadzór jednostki nadrzędnej (sprawowany w zakresie finansowym i pedagogicznym) .

§ 13

VII Monitorowanie i ocena

1. Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie.
2. Dyrektor szkoły w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów.
3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także wicedyrektorzy oraz inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze i nadzorujące.
4. Monitorowanie osiągania celów (działania kontroli zarządczej) dokonują dwa razy do roku  powołane zespoły kontrolne złożone z nauczycieli Szkoły .
5. Osiąganie celów i wykonanie zadań Szkoły  podlega (monitorowaniu) ocenie dwa razy w ciągu roku szkolnego na posiedzeniach Rady Pedagogicznej.
6. Wszyscy pracownicy przekazują dyrektorowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej.
7. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej.
8. Dyrektor szkoły podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w szkole procedur i regulaminów

§ 14

1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora szkoły przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej.
2. Samooceny dokonuje dyrektor szkoły na posiedzeniu Rady Pedagogicznej:
3. Dyrektor Szkoły, na podstawie sprawozdań (samooceny) nauczycieli, przestawia ocenę osiągnięcia celów pedagogicznych Szkoły.
4.  Księgowy  przestawia ocenę osiągnięcia celów zakresu budżetowo – finansowego.
5. Dyrektor w oparciu o kryteria Kontroli Zarządczej, biorąc pod uwagę opinie pracowników mających kluczowe znaczenia w sprawowaniu kontroli przedstawia Radzie Pedagogicznej na zakończenie roku szkolnego ocenę sprawowania kontroli zarządczej.

§ 15

I Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych.

1. Kontrolę finansowa reguluje Zarządzenie Dyrektora Szkoły „w sprawie sprawowania kontroli finansowej”, określające w formie pisemnej następujące procedury:
   1. Instrukcja gospodarowania środkami finansowymi
   2. Zasady gospodarowania składnikami majątku
   3. Instrukcja inwentaryzacyjna

1. Zasady prowadzenia rachunkowości reguluje „Polityka Rachunkowości” wprowadzona zarządzeniem Dyrektora Szkoły w sprawie polityki rachunkowości.

§ 16

II Informacja i komunikacja

1. Bieżąca informacja realizowana jest poprzez:
   1. właściwą oraz rzetelną informację potrzebną do realizacji zadań,
   2. instrukcja kancelaryjna  
2. Komunikacja wewnętrzna realizowana jest poprzez:
   1. Właściwą oraz rzetelną komunikację gwarantuje Instrukcja kancelaryjna , w szczególności:

• Książka zarządzeń
• Tablica ogłoszeń
• Rady pedagogiczne
• Zebrania z pracownikami administracji i obsługi

1. Komunikację zewnętrzną wykonuje Dyrektor Szkoły zgodnie Ustawą o systemie oświaty

Dyrektor szkoły
mgr Jacek Góźdź