Szkoła Podstawowa nr 3 im. Mikołaja Kopernika w Lipnie Biuletyn Informacji Publicznej

Instrukcja kancelaryjna

w Szkole Podstawowej nr 3 w Lipnie

podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112/99, poz. 1319)

 Postanowienia ogólne § 1

1. Instrukcja kancelaryjna zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Szkole Podstawowej nr 3 w Lipnie

 2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów.

 § 2 Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:

1. jednostka – należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową nr 3 w Lipnie

2. dyrektor jednostki – należy przez to rozumieć osobę powołaną do zarządzania jednostką

3. sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna dyrektora placówki,

4. sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo lub dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

5. akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany fotokopie, rysunki, itp.) zawierającą dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

6. poprzedniki – akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,

7. korespondencja – każde pismo wpływające do placówki lub wysłane przez jednostkę,

8. aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

9. przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymane i wysłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymane i nadawane telefaksy,

10. załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),

11. dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),

12. pieczęć urzędowa – pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą jednostki w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,

13. pieczęć – stemple lub inne wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne, do podpisu itp.,

14. znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

15. nośnik informatyczny – dyskietkę, taśmę magnetofonową lub inny nośnik, na którym zapisano formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp

Lipno, dnia 01.09.2007r.